O planejamento orçamentário é uma das atividades mais importantes para a saúde financeira de uma empresa. Como sabemos, o objetivo principal de uma empresa é gerar lucros para seus sócios, e fazer qualquer negócio sem um planejamento prévio é dar um tiro no escuro e quase a garantia de perda de dinheiro ou lucro abaixo do esperado.
O Planejamento Orçamentário se define em planejar as despesas, receitas, investimentos e custos que a empresa terá no futuro.
Também pode ser definido como Planejamento Estratégico em números, por meio de uma perspectiva clara das ações que precisam ser tomadas para atingir as metas desejadas. Este Planejamento pode ser considerado como uma das melhores ferramentas para ajudar no processo de tomada de decisão em uma empresa.
Se não houver a gestão adequada do orçamento, a empresa fica sem direção, não sabendo onde vai chegar, fazendo com que qualquer solução adotada seja aceita sem questionamentos, e sem possuir informações corretas para analisar os resultados obtidos.
Este planejamento possibilita o entendimento da situação econômica do negócio, para que se tenha uma diretriz para se adotar os passos corretos financeiramente, devendo ser feito anualmente e revisado com frequência.
Da mesma forma que a implantação do Planejamento Orçamentário é essencial, também é preciso adotar o padrão para cada tipo de organização. Em resumo é preciso analisar os seguintes tópicos:
- Elabore um plano de RH para a empresa: algumas perguntas devem ser respondidas, como: o que é necessário fazer para capacitar meus colaboradores? Com quais recursos eu posso e terei que contar? Precisarei contratar novos funcionários em um determinado período de tempo? O que fazer para reter os melhores talentos? O que isto me custará?
- Comece a medir os índices financeiros: Os indicadores financeiros servem para mensurar dados sobre as finanças da organização em alguma situação. Basicamente, eles informam o lucro de uma determinada ação realizada pela empresa. Exemplos desses indicadores são: regime de competência, fluxo de caixa, margem de contribuição e índice de liquidez.
- Leve os erros em conta: é comum que surjam erros até na terceira tentativa do planejamento, mas isso nem sempre é um sinal de fracasso, pelo contrário, pode servir como exemplo para melhorar o processo.
- Analise o porte da sua empresa: é preciso saber se a empresa é de micro, pequeno, médio ou grande porte e analisar seu faturamento, além de ser de grande importância saber seu número de colaboradores.
- Saiba em que estágio de maturidade se encontra o negócio: a maturidade de uma empresa é essencial para saber as experiências e conhecimentos que foram adquiridos com o passar do tempo. O nível de maturidade de um negócio deve ser medido pela capacidade de converter o conhecimento em soluções práticas que possam ser aplicadas na gestão do negócio. Os quatro principais níveis da curva de maturidade de uma empresa são classificados como startups, empresas emergentes, empresas em expansão e empresas maduras.
- Não se esqueça de revisar: após o processo de criação do plano, é preciso revisar antes de aplicá-lo. Os pontos devem ser observados para saber se estão realmente de acordo com a situação da empresa. Lembre-se, quanto mais pensadas forem as ações, maior será a probabilidade do plano ser bem sucedido.
Caso a empresa ainda não tenha implantado o Planejamento Orçamentário é preciso começar com os seguintes passos:
- convocar os participantes para uma reunião para definir as prioridades e executar as atividades;
- listar o que precisa ser feito para melhorar o desempenho financeiro da empresa;
- realizar uma pesquisa de mercado para cada produto ou serviço vendido.
Não é necessário, mas, muito útil possuir um “Sistema Integrado de Gestão Empresarial” (ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning) que possui muitas vantagens como o controle de pré-vendas e vendas, financeiro e de estoque; gestão do crediário; emissão de relatórios gerenciais e documentos fiscais; a geração de etiquetas com código de barras e demais outras vantagens.
Outra boa recomendação é utilizar o princípio de Pareto onde se afirma que para muitos fenômenos, 80% das consequências resultam de 20% das causas. Resumidamente, deve-se achar os 20% das contas que equivalem a 80% das despesas e dos gastos de um negócio onde é possível obter maiores resultados fazendo menos análises.
Uma das falhas mais cometidas pelos empresários que estão iniciando sua carreira é supervalorizar as contas a receber e desconsiderar as contas a pagar, daí a importância de se basear em informações verdadeiras e não em achismos. Do contrário, gastos maiores à receita da empresa podem ser acumulados, o que pode gerar prejuízo e muitas vezes a própria falência
Outro equívoco muito comum é quando o planejamento orçamentário é atualizado somente no início de cada ano fiscal. O mesmo deve ser revisado durante todo o ano, e não apenas no começo. O planejamento orçamentário deverá ser o espelho para as ações executadas, sendo uma ferramenta que precisa estar presente no cotidiano da empresa, devendo ser sempre revisada e atualizada.
O planejamento orçamentário é fundamental para organizar a gestão financeira e manter a saúde empresarial, orientando o gestor sobre como aplicar recursos para atingir um objetivo dentro de um prazo estimado e trazendo diversos benefícios para o negócio, sendo eles:
- Melhor gestão de recursos;
- Definição de metas e objetivos;
- Embasamento para a tomada de decisões estratégicas;
- Maior controle de custos e despesas;
- Mantém a empresa dentro do saldo positivo;
- Melhoria na gestão de RH;
- Auxílio ao planejamento de vendas;
- Ajuda na projeção do fluxo de caixa a médio e longo prazo;
- Definição dos preços de venda.
Os elementos fundamentais para fazer um bom Planejamento Orçamentário são:
- Orçamento mensal: a organização do orçamento mensal é essencial para o controle das entradas e saídas de dinheiro da empresa;
- Orçamento anual: também é de grande importância fazer um planejamento de como os recursos financeiros da empresa serão utilizados no decorrer do ano;
- Fluxo de caixa: o fluxo de caixa é um instrumento básico para controlar e planejar as finanças da empresa ; é através dele que se projeto o saldo disponível para que sempre haja capital de giro no negócio.
Se engana quem acha que o Planejamento Orçamentário deve ser feito somente em empresas de grande porte, pois, ele está cada vez mais presente na rotina de micro, pequenos e médios negócios.
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